薩班斯歸檔與公正郵的使用步驟

由于大部分開通薩班斯歸檔的企業(yè)也會同時開通公正郵，故本文將一并介紹這兩個功能的使用說明。對于只開通歸檔功能的企業(yè)用戶，可以忽略下文中關于公正郵功能的介紹。

(一)進入薩班斯歸檔和公正郵功能

功能入口位于管理后臺，登錄管理后臺，從“首頁—應用中心—薩班斯歸檔”路徑即可進入歸檔和公正郵功能。需要對訪問者身份進行驗證，短信驗證碼將發(fā)送到復核人手機，驗證通過后即可進入。進入時的身份驗證界面，如下圖所示。

(二)查看歸檔空間信息

點擊歸檔功能下的“歸檔空間信息”菜單，可以查看歸檔空間的使用情況。如下圖所示，包含信息如下：

區(qū)域①展示歸檔功能相關信息：

a.可開通的郵箱數(shù)量，即企業(yè)購買的可開通歸檔功能的郵箱總數(shù);

b.已開通的郵箱數(shù)量，即已經(jīng)開通歸檔功能的郵箱總數(shù);

c.歸檔郵件數(shù)量，即已經(jīng)歸檔的郵件總數(shù);

區(qū)域②展示公正郵功能相關信息，如未開通公正郵功能，則不會顯示此區(qū)域:

a.已開通的郵箱數(shù)量：即企業(yè)購買的可開啟公正郵功能的郵箱總數(shù);

b.已申請的郵件數(shù)量，即企業(yè)已申請公證取證的郵件總數(shù);

c.組織實名認證信息，首次登錄需要進行企業(yè)信息登記，登記信息認證通過后，則如上圖所示。企業(yè)只有認證通過后，才可申請公證取證;

區(qū)域③展示歸檔功能和公正郵功能的有效期：    a.功能有效期，若只開通歸檔功能，則只表示歸檔功能的有效期。若同時開通歸檔功能和公正郵功能，則表示歸檔功能和公正郵功能都可以正常使用的有效期;

b.功能開通狀態(tài)，有“體驗試用”、“試用過期”、“正式開通”、“已過期”四個狀態(tài)。在“體驗試用”和“試用過期”狀態(tài)時，可以申請正式開通服務。在“正式開通”和“已過期”狀態(tài)時，可以申請服務續(xù)期;

(三)管理歸檔郵箱

點擊歸檔功能下的“管理歸檔郵箱”菜單，可以查看、增加、刪除歸檔郵箱。操作界面，如下圖所示。

1、添加歸檔郵箱

點擊“添加歸檔郵箱”按鈕，選擇需要添加的具體郵箱，點擊“確定”，即可添加成功。操作界面，如下圖所示。

可以選擇只歸檔部分重要的郵箱，在添加之日起，郵箱收到的郵件才會被歸檔。

2、刪除歸檔郵箱

勾選需要刪除的歸檔郵箱，點擊“刪除歸檔郵箱”按鈕，并二次確認刪除，即可刪除成功。您也可以直接點擊郵箱列表后面的“刪除”按鈕，快速刪除某個歸檔郵箱。刪除郵箱后，被刪除郵箱此后所收到的郵件均不再被歸檔。但刪除前已經(jīng)歸檔的郵件不受影響。

3、查看歸檔郵箱

每條歸檔郵箱記錄展示：姓名、郵箱地址、加入歸檔時間、是否開啟公正郵。可以通過界面右上角的“搜索關鍵詞”快速查找歸檔郵箱。點擊每條歸檔郵箱記錄后面的“查詢”按鈕，可以查詢該郵箱收發(fā)的歸檔郵件，“查詢歸檔郵件”的說明見后文。

(四)查詢歸檔郵件

1、查詢歸檔郵件

首先，點擊歸檔功能下的“查詢歸檔郵件”菜單，即可進入“查詢歸檔郵件”功能;查詢歸檔郵件操作界面，如下圖所示：

然后，錄入查詢條件，快速查詢歸檔郵件。查詢條件包括：域名、郵箱、關鍵字、郵件來源、查詢范圍、開始時間、結(jié)束時間、公正狀態(tài)。關于查詢條件，需說明：

a.郵件來源，是根據(jù)郵件的產(chǎn)生方式分類的，目前有：收發(fā)郵件、搬家郵件、imap同步郵件、草稿郵件、定時郵件這五類郵件來源;

b.查詢范圍，是指關鍵詞的查詢范圍，例如，查詢范圍為“主題+發(fā)件人+郵件”，則當郵件主題、發(fā)件人和郵件附件中包含關鍵詞，則該郵件就會被查詢出來。目前支持“不限”、“主題+發(fā)件人+附件”、“主題”、“發(fā)件人”、“主提+發(fā)件人”五類查詢范圍;

c.保全、已保全、已申請。“未保全”指歸檔郵件未存證，不會保存至電子郵件保全系統(tǒng)，不能申辦公證。“已保全”指歸檔郵件已存證，已保存至電子郵件保全系統(tǒng)，可以申辦公證。“已申請”指存證郵件已申辦公證;

最后，查看歸檔郵件正文。點擊“歸檔郵件列表”后面的查看，即可查看郵件正文內(nèi)容。

2、導出歸檔郵件

您可以勾選需要導出的歸檔郵件，點擊“導出所選郵件”按鈕，即可導出eml格式的文件。

3、申辦公正

您可以勾選需要公正的的歸檔郵件(所選郵件需要是“已保全”狀態(tài))，點擊“申辦公正”按鈕，然后跳轉(zhuǎn)至電子郵件存證系統(tǒng)，選擇公證處即可完成公證申辦。

(五)歸檔系統(tǒng)日志

“歸檔系統(tǒng)日志”記錄歸檔系統(tǒng)的一系列操作，包括登錄、設置歸檔模式、查詢/導出歸檔郵件等操作，日志不允許被更改或刪除。操作界面，如下圖所示。

(六)特別說明

1、使用狀態(tài)下說明

a. 歸檔郵箱即使從組織架構(gòu)中被徹底刪除，已歸檔的郵件和已保全的郵件不受影響;

b. 若郵箱已設置自動轉(zhuǎn)發(fā)功能，則自動轉(zhuǎn)發(fā)且不在本郵箱保留備份的郵件將不會被歸檔，也不會被保全。

2、歸檔和公正郵到期及續(xù)費說明

對于歸檔和公正郵功能都開通的企業(yè)，由于公正郵功能是附贈功能，故兩個功能將會同時到期，則下文會一并介紹到期說明。對于只開通歸檔功能的企業(yè)，則只需關注歸檔到期后的說明部分。說明如下：

a.若郵箱使用已到期，則歸檔和公正郵服務也會一同截止;

b. 歸檔和公正郵服務到期后，服務將會自動關閉，但已歸檔郵件和已保全郵件仍會在系統(tǒng)里保留60天;

c.若企業(yè)在歸檔和公正郵到期后申請臨時開通功能，則可以查閱和導出歸檔郵件。申請臨時開通需在歸檔到期后30 天內(nèi)簽署《關于查詢和導出已歸檔郵件的申請書》;

d.若企業(yè)在歸檔和公正郵到期后的60 天內(nèi)續(xù)費，網(wǎng)易企業(yè)郵箱不會刪除已歸檔和已保全的郵件及歸檔郵箱，續(xù)費成功后，可以延續(xù)到期前的狀態(tài)繼續(xù)使用;

e.若企業(yè)在歸檔和公正郵到期60 天后續(xù)費，到期前的已歸檔和已保存郵件及歸檔郵箱已被刪除，則續(xù)費成功后，歸檔恢復到新開通的狀態(tài)，需重新創(chuàng)建歸檔郵箱和開啟公正郵郵箱。

郵件需要先完成薩班斯歸檔，才能對其做公正郵的存證保全操作。因此，您需要在開通薩班斯歸檔服務的基礎上，才能使用公正郵服務。

進入企業(yè)購買并開通歸檔功能后，即可免費開通公正郵功能(不再收取公正郵服務費用)。另外，企業(yè)還需提供以下材料：

1. 企業(yè)已簽署的《公正郵服務購買協(xié)議》;

2.《關于指定、變更公正郵服務驗證碼接收手機號碼的申請書》

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